28 mai 2024
numérisation des documents

Quel logiciel utiliser pour dématérialiser les documents ? 

Votre bureau est submergé par une montagne de paperasses ? Vous gaspillez votre temps à les localiser et à les organiser ? Il est grand temps de se tourner vers la dématérialisation ! Dans une ère où le numérique règne, la dématérialisation des documents est un défi majeur pour les entreprises et les organisations. Il est nécessaire d’avoir à disposition un outil pour dématérialiser ces documents. Voici les logiciels les plus performants pour orchestrer la transition digitale de votre structure.

Pourquoi faut-il dématérialiser les documents ? 

Saviez-vous pourquoi le processus de dématérialisation est important dans le milieu professionnel ? 

Une nécessité professionnelle

Récemment, la numérisation des documents est devenue obligatoire pour certains types de documents. On peut notamment mentionner : les factures, les fiches de paie, les déclarations sociales, entre autres. Cette obligation cherche à faciliter les démarches administratives pour les entreprises, à améliorer le suivi des documents. Pour le gouvernement, c’est une stratégie pour lutter contre l’évasion fiscale.

Des sanctions en cas de non-respect 

Qui dit « obligation », dit « loi » : loi de finances, Code du travail, code du commerce, etc. Qui dit « loi », dit « sanctions » en cas de non-respect des règles établies. Les sanctions diffèrent pour chaque type de document et chaque secteur d’activité. Dans le cas de la dématérialisation des factures, par exemple, la non-transmission des factures électroniques peut valoir une amende. Dans ce cas de figure, le montant de l’amende peut aller jusqu’à 15 000 euros.  

Des avantages à tous les plans

Certes, cette transformation numérique contraint à certaines obligations, mais elle apporte aussi son lot de bénéfices pour les entreprises et les organisations. Dématérialiser les documents assure aux professionnels la productivité, la réduction des coûts d’impression et la sécurité des données. Pour cela, effectuez la démarche dans les règles avec un logiciel de dématérialisation, suivant les normes établies.

numérisation des documents

Numérisation et dématérialisation : est-ce pareil ?

Le grand public fait souvent l’erreur de confondre « numérisation » et « dématérialisation ». Or, ces deux notions, bien qu’elles soient complémentaires, ont une signification distincte. 

« Numériser un document » cela signifie au sens propre : convertir les documents papier aux formats numériques. Il ne s’agit que d’une étape de la dématérialisation. Dématérialiser les documents implique aussi de modifier les processus métiers et les procédures de gestion documentaire de l’entreprise ou de l’organisation.

En ce sens, il y a deux catégories d’outils : logiciel de numérisation pure et logiciel de dématérialisation complète.  

Quels sont les meilleurs logiciels de numérisation ?

De nos jours, les appareils multifonctions embarquent des logiciels de numérisation. Le logiciel vous permet de numériser des documents directement sur l’appareil. Toutefois, si vous avez besoin d’une version numérique de haute qualité, il est judicieux d’utiliser un programme doté de fonctionnalités supplémentaires. Les solutions logicielles dotées d’un plus grand nombre d’options peuvent vous aider à obtenir des numérisations d’une qualité optimale.

Kofax eCopy ShareScan 

Vous êtes à la recherche d’un outil hautement fonctionnel pour numériser rapidement et simplement vos documents ? La solution eCopy ShareScan de Kofax numérise efficacement divers types de fichiers tels que des factures, des reçus, des contrats et des cartes d’identité. Elle dispose des fonctionnalités avancées pour la gestion documentaire qui simplifie la recherche ultérieure. 

Fonctionnalités avancées 

  • Numérisation recto verso en un seul passage. 
  • Détection automatique du format de document. 
  • Redressement automatique des images. 
  • Suppression des pages blanches. 
  • Conversion des documents en PDF, JPEG, TIFF, etc.
  • Intégration avec des systèmes de gestion de documents (DMS). 

Points forts 

  • Numérisation rapide et facile de documents papier. 
  • Prise en charge de différents formats de documents. 
  • Fonctionnalités avancées de gestion des documents.
  • Interface intuitive et commode à utiliser. 

NSi Autostop 

Vous cherchez un moyen efficace de numériser un lot de paperasse ? NSi AutoStore est la solution de numérisation pour la numérisation en vrac à partir de différents appareils. Il indexe automatiquement les pages et enregistre les fichiers numérisés dans un système de gestion de documents ou de stockage en ligne (Cloud). Cette automatisation du processus simplifie les flux de travail pour les besoins de numérisation à haut volume.

Fonctionnalités avancées

  • Numérisation de gros volumes de documents. 
  • Indexation automatique des documents. 
  • Classification automatique des documents. 
  • Extraction des données des documents. 
  • Intégration avec des DMS et des clouds. 

Points forts 

  • Numérisation automatisée de gros volumes de documents. 
  • Indexation automatique des documents. 
  • Intégration avec les DMS et les clouds. 
  • Solution évolutive et flexible. 

ABBYY FineReader 

Vous devez convertir des documents dans différentes langues en format numérique ? ABBYY FineReader est un excellent choix pour cette tâche. Avec sa fonction de reconnaissance optique de caractères (OCR) de pointe, il transforme le contenu du support papier en texte éditable. FineReader est capable d’identifier des textes dans plus de 190 langues. Parmi ses fonctionnalités, on cite celle corrigeant les erreurs et créant la mise en forme du texte. 

Fonctionnalités avancées

  • Reconnaissance de texte dans plus de 190 langues. 
  • Correction automatique des erreurs OCR. 
  • Mise en forme automatique du texte. 
  • Conversion des documents en PDF, Word, Excel et bien d’autres formats. 
  • Création de documents PDF interrogeables. 

Points forts 

  • Reconnaissance optique de caractères (OCR) de pointe. 
  • Prise en charge de plus de 190 langues. 
  • Fonctionnalités avancées pour la correction des erreurs et la mise en forme du texte. 
  • Interface intuitive et facile à utiliser. 

Drivve Image 

Vous devez enregistrer des documents photo ou des documents avec des images ? Misez sur la solution de capture Drivve Image, un outil simple et convivial pour numérisation de photos et d’images. Vous pouvez utiliser Drivve Image pour numériser des photos à partir de différents scanners et les enregistrer dans différents formats numériques. Si vous souhaitez modifier le résultat, cet outil dispose des fonctionnalités de base pour l’édition des images. 

Fonctionnalités avancées

  • Numérisation de photos à partir de différents scanners. 
  • Enregistrement des images dans différents formats de fichiers. 
  • Édition des images de base (rotation, recadrage, etc.) 
  • Création de diaporamas. 
  • Partage des images sur les réseaux sociaux. 

Points forts 

  • Numérisation facile de photos et d’images. 
  • Prise en charge de différents scanners. 
  • Enregistrement des images dans différents formats de fichiers. 
  • Fonctionnalités de base pour l’édition des images. 

PaperScan Free 

Vous cherchez une option gratuite pour numériser vos documents ? Optez pour PaperScan Free, un logiciel gratuit pour numériser des documents comme les factures, les reçus, les contrats, etc. C’est une excellente alternative pour les petites entreprises qui cherchent un outil simple et convivial. Il propose aussi des fonctionnalités comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la création de PDF. Mais attention, le mode « free » a ses limites. 

Fonctionnalités avancées 

  • Numérisation de documents de différents formats. 
  • Création de PDF. 
  • Reconnaissance optique de caractères (OCR) de base. 
  • Gestion des documents de base. 

Points forts 

  • Numérisation gratuite de documents papier. 
  • Prise en charge de différents formats de documents. 
  • Fonctionnalités de base pour la gestion des documents. 
  • Interface intuitive et facile à utiliser. 

Quels sont les meilleurs logiciels de GED ?

Si vous cherchez des solutions plus complètes, optez pour les logiciels de GED (Gestion électronique des documents). Ce type d’outil assure la gestion des documents numériques depuis la création ou la dématérialisation jusqu’à l’archivage. 

Zeendoc  

Dans la catégorie outil de GED, Zeendoc se présente comme la référence. Simple et abordable, il numérise, stocke et gère vos documents en mode cloud-based. Cela signifie que vous pouvez y accéder à partir de n’importe quel appareil avec une connexion internet. Grâce à ces fonctionnalités de collaboration, Zeendoc assure le travail collaboratif en interne et en externe.

  • Solution facile à utiliser. 
  • Parfaitement adapté aux petites et moyennes entreprises. 
  • Offre gratuite disponible. 
  • Bon rapport qualité-prix.  

DocuWare  

Vous cherchez une solution de GED puissante et flexible ? DocuWare, avec son large éventail de fonctionnalités, est l’outil de gestion documentaire adapté à vos besoins. En plus de numériser, stocker et gérer vos fichiers, il assure la gestion des droits d’accès aux données. Cet outil est disponible en deux modes : solution sur site ou cloud-based. Vous pouvez donc soit assurer vous-même la maintenance, la sécurité et les mises à jour, soit les confier au fournisseur.

  • Solution puissante et flexible. 
  • Large éventail d’intégrations. 
  • Fonctionnalités de sécurité avancées. 
  • Bon support client. 

Alfresco 

Vous cherchez un outil de GED open source ? Choisissez Alfresco, une solution puissante et flexible pour dématérialiser vos documents selon vos besoins spécifiques. Il est disponible en mode sur site ou cloud-based. L’avantage d’une solution Open Source est que si vous rencontrez un problème, vous disposez du soutien d’une communauté d’utilisateurs et de développeurs.

  • Plateforme open source. 
  • Large éventail de fonctionnalités. 
  • Bonne évolutivité. 
  • Intégration avec d’autres applications. 

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