par Votre entreprise ou organisation dispose-t-elle d’une flotte d’appareils d’impression ? Une gestion des impressions est cruciale pour assurer l’efficacité opérationnelle et maîtriser les coûts. C’est là qu’interviennent les services d’impression gérés (SIG), en anglais Print Managed Services (MPS). Découvrez les avantages de déléguer la gestion de votre parc d’impression.
Que sont les services d’impression gérés (SIG) ?
Des pannes d’imprimante à la gestion des stocks des consommables, la gestion d’un parc d’impression n’est pas une tâche aisée. Le moindre problème, s’il n’est pas réglé à temps, peut réduire, voire arrêter, l’activité d’impression.
Par exemple, ne pas se réapprovisionner en consommables (papier, encre ou toner) à temps peut stopper les travaux d’impression. Pareil pour les pannes d’imprimantes ou de copieurs qui ne sont pas réglées rapidement.
C’est là que le service d’impression géré (SIG) entre en scène. C’est un prestataire externe qui prend en charge les différents aspects de la gestion du parc d’impression. Cela inclut la maintenance des appareils, la fourniture des consommables, la sécurisation des documents imprimés, etc.
Pourquoi faire appel à un SIG ?
Confier la gestion de votre parc d’imprimantes et de copieurs à un prestataire externe offre de multiples avantages.
Profiter de l’expertise d’un professionnel
Gérer un parc d’impression est une tâche complexe et chronophage, en particulier si le nombre d’imprimantes est élevé. Les problèmes, comme les pannes et les erreurs, peuvent survenir à n’importe quel moment. D’où l’intérêt de solliciter les services d’un professionnel. Son expertise et l’utilisation d’outils de gestion à distance des imprimantes assurent une gestion proactive et réactive de l’environnement d’impression.
Gagner en efficacité et en productivité
L’impression constitue-t-elle le cœur de votre métier ? Si la réponse est oui, il est dans votre intérêt d’optimiser vos performances. En revanche, si la réponse est non, déléguer la gestion vous permet de vous concentrer sur votre activité principale. Dans les deux cas, les services d’impression gérés sont donc pertinents pour améliorer l’efficacité opérationnelle et la productivité. En pratique, cela implique la mise en place d’une politique d’impression ainsi que la rationalisation et l’automatisation des processus d’impression.
Réduire les dépenses inutiles
Avec une grande flotte d’imprimantes et de copieurs, les coûts d’impression peuvent s’avérer conséquents pour l’entreprise. La question étant : « tous ces coûts sont-ils justifiés ? ». Un parc d’impression n’est pas à l’abri des impressions excessives et inutiles. Or, ces pratiques génèrent des coûts supplémentaires, soit des dépenses injustifiées. C’est là que le SIG intervient en mettant en place des règles pour prévenir les gaspillages des consommables : cartouches d’encre et papiers.
Renforcer la sécurité des données
Saviez-vous que les périphériques d’impression sont considérés comme des maillons faibles de la sécurité informatique ? En effet, bien que les systèmes d’impression intègrent des protocoles de sécurité, ils restent vulnérables aux attaques extérieures. Or, certains documents imprimés peuvent contenir des données sensibles ou confidentielles.
Pour éviter le vol ou la fuite d’informations, le renforcement de la sécurité des documents est indispensable. Les services d’impression gérés proposent des protocoles à cet effet. Les logiciels MPS proposent des fonctionnalités comme la gestion des droits d’accès et l’authentification des utilisateurs. Autrement dit, vous contrôlez qui peut imprimer quoi, quand et sur quel appareil.
Se conformer aux règles
Comme pour d’autres industries, celle de l’impression doit se conformer aux normes et aux règlements. Puisque les documents imprimés peuvent contenir des informations personnelles, cette activité doit suivre les directives de la RGPD. Ajoutez à cela la réglementation propre à chaque secteur d’activité (éducation, secteur juridique, services financiers, etc.). Avec un partenaire expert dans le domaine, l’entreprise s’assure de sa conformité aux normes en vigueur.
Des SIG pour quelles industries ou quels secteurs ?
Les services d’impression gérés sont bénéfiques à de nombreuses industries et secteurs (privés ou publics).
- Éducation : les écoles, les universités et les centres de formation.
- Administration publique : ministères, mairies, collectivités territoriales, etc.
- Secteur de la santé : les hôpitaux et les cliniques.
- Secteur financier : les banques, les assurances et d’autres institutions financières.
- Services professionnels : les cabinets d’avocats, les cabinets comptables, etc.
